DSS · En case fra driften
En drift med mange hensyn. Ét sammenhængende system.
Hvem tager vagten? Hvad sker der ved et afbud? Og hvem beslutter, når kontoret er lukket? For DSS omsætter Agimatic den slags driftsregler til software, der passer til forretningen.
- Virksomhed
- DSS · Servicevirksomhed
- Fokus
- Vagtplanlægning og bemanding
- Agimatics rolle
- Arbejdsgange og software
01 / Opgaven
Drift følger ikke en lige linje.
En opgave bliver offentliggjort. En medarbejder accepterer. Vagten bliver gennemført. Det enkle forløb er kun en del af arbejdet.
Afbud, korte frister og forskellige åbningstider ændrer, hvem der skal handle. Når reglerne kun findes i beskeder og medarbejdernes hoveder, kræver hver undtagelse ny koordinering.
Udgangspunktet er derfor forretningens beslutninger: Hvad kan systemet gøre selv, hvornår skal et menneske tage over, og hvordan bliver ansvaret tydeligt?
02 / Arbejdsgangen
Fra invitation til en bemandet vagt.
Et konkret forløb fra den dokumenterede løsning viser, hvordan forretningsregler bliver til handling.
Opgaven bliver offentliggjort
Alle kvalificerede medarbejdere i den relevante zone bliver inviteret på én gang. Invitationen er en forespørgsel, ikke en booking.
Den rigtige modtagerkreds fra begyndelsenEn medarbejder accepterer
Accepten bliver til en booking, når den opfylder zonens bemandingsbehov. Pladsen vises derefter som besat.
En tydelig overgang fra interesse til aftaleReglerne ændrer sig tæt på start
Seks timer før vagten låses medarbejderens mulighed for selv at aflyse. Sygdom og forsinkelse kan fortsat meldes i appen.
Automatik, der tager højde for tidspunktet
Når planen ændrer sig
De vigtige detaljer ligger i undtagelserne.
Mere end seks timer før start
Systemet håndterer bemandingen ved at spørge alle kvalificerede medarbejdere på én gang. Hver medarbejder bliver spurgt én gang, så forespørgslen når hele den relevante gruppe.
Mindre end seks timer før start
Som udgangspunkt skal et menneske beslutte. Hvis kontoret er lukket, kan systemet håndtere den akutte forespørgsel efter de opsatte regler. I åbningstiden venter sagen på en person, medmindre den valgfrie hjælp i dagtimerne er slået til.
Uden for kontorets åbningstid
Dokumentationen skelner mellem åbningstid, lukketid og stille timer. Åbningstider og stilleperioder kan indstilles. Det gør reglerne tilpasselige til den konkrete drift.
03 / Ingeniørarbejdet
Automatisering med tydelige grænser.
God automatisering kræver mere end en række opgaver. Den kræver fælles regler for tilstand, tid, ansvar og de situationer, der falder uden for standardforløbet.
I DSS-forløbet skelner løsningen mellem en invitation og en booking, mellem almindelig og akut bemanding og mellem systemets og menneskets ansvar. De skel gør det muligt at forstå, hvorfor systemet handler, som det gør.
Det er Agimatics tilgang i praksis: forstå driften, gentænk arbejdsgangen, og byg den software, der gør den mulig.
04 / Effekten
Bedre drift skal kunne måles.
Resultater skal vurderes på tværs af en aftalt periode og mod et klart udgangspunkt. For et forløb som dette er de relevante mål:
- Tid fra offentliggjort opgave til bekræftet bemanding
- Antal manuelle henvendelser pr. vagt
- Tid brugt på afbud og andre undtagelser
- Andel af forløb, der kræver en ledelsesbeslutning
Målene aftales ud fra virksomhedens udgangspunkt og følges op i den daglige drift.
Fra DSS til jeres virksomhed
Hvilken arbejdsgang holder jer tilbage?
Lad os tage udgangspunkt i jeres drift og se, hvor bedre systemer kan gøre en forskel.